De fleste mennesker kjenner på hvordan regler kan virke. Noen regler er av absolutt nødvendighet for å sikre trygge omstendigheter. Enkelte regler kan variere i sin nødvendighet fra en situasjon til en annen, mens andre skaper kun frustrasjon og oppgitthet. Det kan være irriterende hvordan enkelte regler, prosedyrer eller rutiner hemmer kreativitet og effektivitet. Når hindringer kommer i veien for oss, kan vi la oss stanse av dem eller gjøre det vi kan for å komme igjennom dem. Dette innlegget fokuserer på det sistnevnte, altså å komme seg forbi reglene. Hva kjennetegner de gode reglene i en organisasjon?
En generell utfordring innenfor organisasjonsstruktur handler om inndeling og integrering. Hvordan skal organisasjonen være inndelt og hvordan integrerer man de inndelte partene? Mange organisasjoner løser dette ved å implementere et sett av regler, prosedyrer og rutiner. Dette medvirker til kompleksitet, hvorav målet bør være at man ikke skaper mer vanskeligheter enn det som er nødvendig. Det er derimot ikke alltids like enkelt å avgjøre hva som behøves og ikke behøves. En ulempe med unødvendig kompleksistet er at det kan gi store økonomiske tap.
En negativ korrelasjon
European Business Review (EBR) (2011) undersøkte forholdet mellom kompleksitet og lønnsomhet. De fant en negativ korrelasjon mellom økt kompleksitet og redusert lønnsomhet. Det betyr ikke at all kompleksitet har dårlig innflytelse, men heller etter et bestemt nivå. Dette kan sammenlignes med hvordan stress kan forbedre eller hemme prestasjon. Stress til et bestemt nivå kan gi økt prestasjon. Det henger sammen med opplevd grad av kontroll over de ulike aktivitetene medarbeidere gjør. Når denne opplevelsen av kontroll forsvinner, øker gjerne stressnivået så mye at prestasjonen går ned. For mye kompleksitet eller stress kan gi uheldige utfall for enkeltmennesket, organisasjonen og interessenter.
I samme artikkel bruker EBR et eksempel fra Forbes Global 500. De 200 største selskapene på Forbes listen taper i gjennomsnitt 10.2% av sin årlige fortjeneste grunnet verdi-destruktiv kompleksitet. Det betyr at hvert selskap taper omtrent $1.2 miliarder, som tilsammen gir et årlig tap på omtrent $237 milliarder. Noen vil si at det mye penger som forsvinner uten særlig god begrunnelse, jeg er en av de.
Grunnen til at for mye kompleksitet reduserer lønnsomheten, har med å gjøre at virksomheter betaler for og bevilger ressurser til aktiviteter de egentlig ikke trenger. I tillegg kan for mye kompleksitet ha en tendens til å redusere medarbeideres motivasjon til å prestere, og de nærmest tvinges til å bruke tiden sin til å håndtere denne kompleksiteten. Da blir det mindre motivasjon og tid til å gjøre det de faktisk burde gjøre. Det er ikke sikkert at slik kompleksitet skaper en attraktiv organisasjon. Hvem vil arbeide i en virksomhet hvor de involverte menneskene ikke har det gøy?
Regler som skaper frihet, ikke begrensinger
Rob Goffee og Gareth Jones anbefaler virksomheter å innføre regler etter prinsipper som mennesker foretrekker. Det generelle poenget er at gode organisasjoner anvender enkle relger. Det handler om å systematisere, altså å vite hva reglene er for, framfor å byråkratisere, hvorav man ikke erkjenner reglenes funksjon. Et mål er å tilordne det slik at reglene skaper frihet framfor begrensinger. Slike prinsipper baseres på regler og prosedyrer som er…
- Rettferdige: Reglene gjelder alle i organisasjonen.
- Klarhet: Reglene er så enkle og tydelige som mulig.
- Diskresjon: Reglene åpner for diskresjon
- Enighet: Reglene er basert på bred enighet og hensikten er anerkjent.
- Praktiske: Reglene kan følges, følges opp og håndheves.
- Autoritet: Reglene er basert på en legitim utøvelse av autoritet.
Å følge noen, om ikke alle, av disse prinsippene forutsetter et grunnlag av tillit. Det handler om å åpne for at medarbeidere får prøve ulike retninger eller gjøremåter, eksempelvis innenfor et gitte rammeverk. Man må selv prøve og feile for å vite at noe ikke fungerer. «You have to see it to know.» Hvis man ikke baserer organisasjonsstrukturen på tillit, kan man risikere å ende opp med en haug av regler. Da blir det brått reglene som styrer atferd framfor omvendt. Friheten reduseres og mulighetene beregenses.
Hva kan organisasjoner gjøre?
Med utgangspunkt i det beskrevet ovenfor, kan det være interessant å se nærmere på hva man kan foreta seg for å forenkle regler. Goffee og Jones har tre forslag til dette.
- Kontinuerlig forenkling: Prosessen med å forenkle regler og prosedyrer er kontinuerlig. Virksomheter bør jevnlig vurdere dette for å sikre at de ikke faller inn i mønstre hvorav atferd hemmes unødvendighet. Når omgivelsene endrer seg, kan også struktur og regler måtte følge etter. Byråkratisering kan sakte, men sikkert komme krypende. Det bør man forsøke å proaktivt arbeide imot.
- Ikke forsøke å påtvinge rettferdighet: Selvom man gjerne ønsker rettferdighet, bør man være varsom med å tvinge det gjennom. Den type rettferdighet man ønsker seg, kan komme over tid. Det betyr ikke at skriftlige dokumenter skal brennes. Poenget er at den ønskelige rettferdigheten kommer fra felles verdier og regler man er enige i. Rettferdighet eksisterer fordi medlemmene ønsker seg den. Det utvikles en organisasjonskultur som menneskene involvert er enige i.
- Huske hva reglene er for: Regler bør eksisterer i samsvar med mål og mening. I hektiske tider kan det være lett å glemme virksomhetens mål. Gode regler kan derimot ha den virkningen at de jevnlig påminner medlemmene om dette. Å jevnlig evaluere mål og regler kan være en god måte å bli påminnet om deres funksjon.
Noen regler vil ha viktigere og tydeligere funksjon enn andre. Enkelte prosedyrer skal redusere usikkerhet, mens andre skal hemme uønsket atferd. Det er sjeldent man kommer utenom regler. Det sentrale kan derfor være å forme reglene slik at de fremmer frihet framfor begrensninger. Virksomheter som klarer dette, kan oppleve at regler og prosedyrer gir større positive utfall. Både enkeltmennesket og organisasjonen kan tjene på å implementere gode, enkle og forståtte regler. Dette finner du mer om i Why Should Anyone Work Here?